Privacyverklaring

Als je een demo aanvraagt

Via het demoformulier vragen we:

• je naam, je bedrijf en je e-mailadres (verplicht);
• je telefoonnummer en de website van je zaak (optioneel);
• je sector en wat je wil dat askwell kan (je wens).

Als je ons contacteert

Mail, bel of stuur je een WhatsApp, dan verwerken we je naam, je contactgegevens en de inhoud van je bericht.

Als je klant bent

Voor de uitvoering van de overeenkomst verwerken we de gegevens van je contactpersonen, de gebruikers van het portaal en de gegevens die nodig zijn voor facturatie.

Als je de website bezoekt

Bij elk bezoek verwerkt onze hosting technische gegevens zoals je IP-adres, het type browser, de opgevraagde pagina en het tijdstip. Die zijn nodig om de website te tonen en te beveiligen.

• Je demo-aanvraag of vraag beantwoorden en de demo voorbereiden op je eigen aanbod. Rechtsgrond: maatregelen op jouw verzoek vóór een overeenkomst (art. 6.1.b AVG).
• Opvolging en zakelijk contact, bijvoorbeeld een vervolgmail na de demo. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om met zakelijke contacten te communiceren (art. 6.1.f AVG). Je kan je daar altijd tegen verzetten.
• De overeenkomst uitvoeren: toegang tot het portaal, ondersteuning en facturatie. Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b AVG) en onze wettelijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen (art. 6.1.c AVG).
• De website laten werken en beveiligen, onder meer tegen spam en misbruik van het formulier. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).
• Websitestatistieken via analytische cookies, als we die gebruiken. Rechtsgrond: je toestemming (art. 6.1.a AVG).

We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen voor jou.

• Demo-aanvragen en contactberichten zonder vervolg: tot 24 maanden na het laatste contact.
• Klantgegevens: zolang de overeenkomst loopt, en daarna zolang nodig voor de afhandeling ervan of zolang een wet ons verplicht om ze te bewaren, zoals de boekhoudkundige en fiscale bewaarplicht.
• Technische gegevens in serverlogs: zo kort als technisch nodig, en hoogstens 12 maanden.

Daarna verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

We delen je gegevens alleen met partijen die we nodig hebben om onze diensten te leveren. Met verwerkers sluiten we afspraken die de AVG vereist.

• Hosting en database: onze website, het demoformulier en het portaal draaien bij gespecialiseerde cloudproviders.
• E-mail: bevestigingen van je demo-aanvraag en meldingen aan ons team versturen we via Resend.
• Google Maps: de kaart op onze website laadt pas nadat je op "Kaart tonen" klikt. Vanaf dat moment ontvangt Google gegevens zoals je IP-adres. Klik je niet, dan wordt er niets met Google Maps gedeeld.
• Google Fonts: ons lettertype wordt via Google geladen. Daarbij ontvangt Google technische gegevens zoals je IP-adres.
• WhatsApp (Meta): alleen als je ons zelf via WhatsApp contacteert.
• Onze boekhouder en, als de wet dat oplegt, bevoegde overheden.

Sommige partners, zoals Resend, Google en Meta, kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Dat gebeurt alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen, zoals versleutelde verbindingen (https), toegang op basis van noodzaak en beveiligde opslag. Merken we een datalek met een risico voor jou, dan melden we dat aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en, als dat nodig is, aan jou.

Praat je met askwell op de website van een zaak die klant is bij Archie, dan is die zaak de verwerkingsverantwoordelijke voor je gegevens. Archie verwerkt ze alleen in opdracht van die zaak.

• Verwerkersovereenkomst: de afspraken tussen Archie en de klant staan in een verwerkersovereenkomst. Archie gebruikt de gegevens alleen om askwell voor die klant te laten werken.
• Welke gegevens: de berichten in het gesprek, de gegevens die je zelf achterlaat (bijvoorbeeld je naam, e-mailadres of telefoonnummer voor een offerte of afspraak) en technische gegevens zoals het tijdstip en de pagina waarop je praat.
• Geen training van publieke AI-modellen: gesprekken en gegevens van bezoekers en klanten worden niet gebruikt om publieke AI-modellen te trainen.
• Bewaartermijn: de klant stelt zelf in hoe lang gesprekken bewaard blijven. Na die termijn worden ze verwijderd.
• Hosting: we hosten de gegevens waar mogelijk in de Europese Unie. Gebeurt een verwerking toch buiten de EER, dan alleen met passende waarborgen.
• Subverwerkers: voor het opstellen van antwoorden werken we met leveranciers van taalmodellen en cloudinfrastructuur. Zij zijn contractueel gebonden aan dezelfde verplichtingen.

Wil je je rechten uitoefenen voor een gesprek met askwell, neem dan contact op met de zaak op wiens website je praatte. Archie helpt die zaak om je verzoek te beantwoorden. Stuur je je verzoek toch naar ons, dan bezorgen we het aan de juiste zaak.

Cookies zijn kleine bestanden die een website op je toestel bewaart. Vergelijkbare technieken, zoals lokale opslag in je browser, vallen hier ook onder.

• Noodzakelijke cookies en opslag: nodig om de website en het demoformulier te laten werken en te beveiligen. Daarvoor is geen toestemming nodig.
• Analytische cookies, zoals Google Analytics: laden pas nadat je toestemming geeft via de cookiebanner. Je kan die toestemming altijd intrekken. Zonder toestemming plaatsen we geen analytische cookies.
• Cookies van derden: Google Maps kan cookies plaatsen, maar pas nadat je op "Kaart tonen" klikt.

We gebruiken geen marketing- of advertentiecookies. Je kan cookies ook altijd verwijderen of blokkeren in de instellingen van je browser.

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen;
• de verwerking te laten beperken;
• je gegevens over te dragen aan een andere partij;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang, en altijd tegen direct marketing;
• je toestemming in te trekken, zonder dat dit de verwerking daarvoor onrechtmatig maakt.

Stuur je verzoek naar info@archie-agency.be. We antwoorden binnen één maand. Als dat nodig is, vragen we je om je identiteit te bevestigen.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je kan ook een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

We passen deze verklaring aan wanneer onze diensten of de wet veranderen. De datum bovenaan toont wanneer ze het laatst is bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we onze klanten vooraf.

• Fitcorp BV, handelend onder de naam Archie
• Ter Stratenweg 44D, 2520 Ranst, België
• Ondernemingsnummer BE 1006.215.642
• E-mail: info@archie-agency.be
• Telefoon: +32 477 06 07 87

Bezoek op afspraak.